電子ファイリングの新規データ入力中にトラブルが起きたら?

近代的な管理方法:電子ファイリング【Electronic Filing】とは、オフィス上や産業で取り扱われる
文書を紙媒体ではなく磁気ディスクや光学メディア、半導体メモリなどの保存装置に
電子ファイルとして作成して、より簡単に保管や運用を行う方法です。

電子ファイリングシステムによる運用

具体的にはハードディスクやSSD、MO、DVD-RAM、超ミニUSBメモリ等に
拡張子ファイルを新規で書き込み保存をします。

書籍と違い置き場のスペースを削減できる上に、インターネットや
イントラネットでの接続で遠くの場所へコピー転送できる利点が強みです。

テキストや図面のアナログ紙面媒体をデジタル上に変換して
パソコン上に打ち込む作業を『データ入力』と言います。

また、デジタル上に作られた情報媒体を書類やインターネットや新聞誌などで
大勢の人が閲覧できるようにしたものを『電子ファイリングシステム』と呼びます。

ただ、新規にデータを入力している途中作成の段階では
うっかり保存ミスなどをしないように注意する必要もあります。




エラーや保存ミスによる消失の危険

一度データベース完成すればあとはコピーやバックアップを取って
違う場所にいくつか保管しておければほぼ安全は確保できます。

しかし新規入力の段階で莫大な情報量を書き込む手間の掛かる作業も多く、上書き保存のミスや、
パソコンのフリーズなどで入力データが消えてしまうとかなりの時間と労力のロスに繋がってしまいます。

指示の回数があまりに多いため、元に戻す(アンドゥ)では
とても直しきれない場合も多いため、こまめな保存の習慣付けも大切です。

また大量の資料を電子的なライブラリー(保管庫)として扱うため、バックアップが無ければ
何らかのトラブルによるデータ破損が出た場合貴重な電子ファイル群を丸ごと失う危険もあります。

必ず最低一つか二つは予備を作って全く別の媒体に保管をしましょう。

失った部分を直したい場合

企業内や系列内でのネットワーク・システムによる伝送を用いた電子交換取引の時間が間近にまで
迫っていて猶予が無い事態の時などでは、新しく入力し直す時間も無くピンチな状態になる事も多いです。

新規でデータ入力していた膨大な電子ファイルの破損をすぐ修復するには
もしものトラブルを想定して自動更新バックアップによる、直前までの
作業の分の保全が可能なシステムをコンピューターにセットしましょう。

すでに保存済みだったファイルが何らかの操作ミスや破損で失われた時は、ファイナルデータなどの
データ復元ソフトウェアで検出してみるか、またはより専門的なプロのデータ復旧サービスセンターに
診てもらい、直せるかどうかをチェックしてもらいましょう。



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