電子ファイリングの新規データの入力中にトラブルが出た時に修復するには?

オフィス上や産業で取り扱われる文書を、紙媒体ではなく磁気ディスクや光学メディア、
半導体メモリなどの保存装置に電子ファイルとして作成して、より簡単に保管や運用を行う方法である、
電子ファイリング(Electronic Filing)では、ストレージへのデータの入力の工程が必要になります。

その際に、もし電子ファイリングの新規データを入力している途中でトラブルが起きたら、
どのようにすれば、問題から修復をすることができる?という疑問について。

エラーや保存ミスによる消失のトラブルとは?

まず、一度データベース完成すれば、あとはコピーやバックアップを取って、
違う場所にいくつか保管しておければ、ほぼ安全は確保できます。

しかし、新規入力の段階で莫大な情報量を書き込む手間の掛かる作業も多く、上書き保存のミスや、
パソコンのフリーズなどで入力データが消えてしまうと、かなりの時間と労力のロスに繋がってしまいます。

電子ファイリングのデータを新規作成で入力している最中は、指示の回数があまりに多く、
元に戻す(アンドゥ)ではとても直しきれない場合も多いため、こまめな保存の習慣付けも大切です。




電子ファイリングの新規データのバックアップ

また、例えばデータベースでは大量の資料を電子的なライブラリー(保管庫)として扱います。

そのため、バックアップがなければ、何らかのトラブルによるデータの破損が出た場合に、
貴重な電子ファイル群を丸ごと失うトラブルが発生する危険もあります。

必ず最低でも一つか二つは、電子ファイリングのデータの予備を作って、
まったく別の補助記憶媒体に保管をすることが望ましいです。

また、データを戻す際に操作をやり直す復旧方法については、こちらのページにて。

基本的には、外付けハードディスクやRAIDケース、DVD-Rあたりへのデータのバックアップが最適です。

ファイルの失った部分を直したい場合は?

次に、企業内や系列内でのネットワーク・システムによる伝送を用いた電子交換取引の時間が、
間近にまで迫っていて猶予がない事態である、といった場合に、修復をする場合について。

まず、こういった時には新しく電子ファイリングのデータ群を入力し直す時間もなく、
スケジュールがピンチな状態になることも多いです。

新規でデータ入力していた膨大な電子ファイルの破損をすぐ修復するには、
もしものトラブルを想定して、直前までの作業の分の自動更新バックアップによる、
データの保全が可能なシステムをコンピューターにセットしていると、だいぶ作業が楽になります。

また、電子ファイリングソフトのSuper Filing Systemといった、
各管理用ソフトウェアごとの解説も参考までに。

ソフトウェアによっては、一度でも新規で作成したデータに「名前を付けて保存」をしていれば、
自動的に「BAKファイル」が作成される機能も備わっています。

もし本体の拡張子が破損した場合は、バックアップファイルの「.bak」の名前を、
元々のデータと同じものに変更することで、修復ができます。

電子ファイリングシステムによる運用とは?

次に、電子ファイルは具体的に、ハードディスクやSSD、DVD-R、SDカード、USBメモリなどに、
ファイルの拡張子を新規で書き込みして、データの保存をします。

置き場のスペースを削減できる上に、インターネットや社内ネットワークでの接続で、
遠くの場所へコピー転送ができる利点が強みです。

テキストや図面のアナログ紙面媒体をデジタル上に変換して、
パソコン上に打ち込む作業は、『データ入力』と言います。

また、デジタル上に作られた情報媒体を、書類やインターネットなどで、
大勢の人が閲覧できるようにしたものを『電子ファイリングシステム』と呼びます。

ですが、新規にデータを入力している途中作成の段階では、
うっかり保存のミスなどをしないように注意する必要もあります。

失った入力データを復旧してもらうには?

もし、電子ファイリング・システム(electronic filing system)上で、
すでに保存済みだったファイルが、何らかの操作の入力ミスで削除してしまうトラブルが出たり、
またはパソコンやストレージごと誤ったフォーマットで消去してしまい失われた場合は、
市販の「ファイナルデータ」などのデータ復元ソフトウェアで、検出をしてみる手法もあります。

もしくは、ハードディスクやメモリーカード、またはそれらを読み込む機材が破損したり、
一部の拡張子に問題が起きて正常に開けなくなるトラブルが起きた時は、
より専門的な、プロのデータ復旧サービスセンターに出して見てもらい、
ファイルの復活ができるかどうかを、チェックしてもらわれることを推奨します。