フリーメールのサービスから消えたデータを復旧するには?

インターネット環境を個人・法人でお持ちの方ならほとんどの場合、
どなたでも電子メール(Electronic Mail)のサービスを一つは所有されることになります。

また、ウェブサイトやブログを開設する際にも、レンタルサーバへの登録などで必要になるのがメールアドレスです。

大手のポータルサイトで提供されているフリーメールは機能もセキュリティも充実していて使いやすく、
様々なインターネットでの活動においての心強い味方となってくれます。

しかしある時に、ネットワーク上の電子メールクライアント(Mail user agent)での操作のミスや、
何らかのアクシデントで、メールのデータが消えた場合に、復旧することはできる?という疑問について。

主なフリーメール(free E-mail)のサービスの一覧

・Microsoft(マイクロソフト)、の「Outlook.com」
・Google(グーグル)の「G-mail」
・Yahoo!Japan(ヤフージャパン)の「Yahoo!メール」
・AOL(エーオーエル)の「AOLメール」
・ZOHOの:ZOHO Mail
・Appleの「iCloud(アイクラウド)メール」

フリーメールでデータを削除した時に復元するには?

自宅や自社にて、デスクトップパソコンやノートPC、スマートフォン、タブレット・コンピューターでの
インターネット接続への環境をお持ちの方でしたら、誰でも電子メールの独自アドレスを取得することができます。

またこのアドレスを用いて、グーグル、ヤフージャパン、AOL、マイクロソフト、といった有名な
大手のポータルサービスで提供されているEメールを登録して取得することもできるので、大変役立ちます。

これらのフリーメールには、ゴミ箱のフォルダーが設置されていて、削除してからすぐには表示がなくならず、
30日間くらいの間はこちらにファイルが移動されて、消去されずに残っています。

ゴミ箱のボックスを開いてから必要なメールを選択して、受信ボックスや送信ボックスに戻す形で復旧ができます。

また、基本的な手法の一つに、メールのデータを一括送信して、パソコン上や外付けハードディスクのフォルダーに、
バックアップファイルを保存して、後で開いて復元できるようにする方法もあります。

レンタルサービスからメールデータを消去してしまったら?

フリーメール(Free e-mail service)のサービス上で、不要なメールを抹消する時、
うっかり必要なものまで一括で、ゴミ箱の中身も含めてデータベースから消去してしまうと、
自宅や自社で所有されているコンピューターであるパソコンのハードディスクやSSD、
スマートフォンやタブレット端末のSDカードと違い、消えたデータの復元が難しくなります。

レンタルサービス上のディレクトリなので、直接的に修復するのはほぼ不可能なため、
貴重な受信ファイルは保護機能にかけておいたり、データのバックアップのメモをとっておいて、
後から引き出して復旧できるようにしておくなど、安全に管理をされていくことをお薦めします。

Gmailでデータのバックアップをする手順

例として、Gmail(Gメール)では、まずGoogle(グーグル)のアカウントにログインします。

画面右上のアイコンマークをクリックして、「Googleアカウントを管理」を開きます。

左側のメニューの「データとカスタマイズ」を開きます。

画面の中間あたりにある、「データをダウンロード」を開きます。

画面の下部にある、「メール アカウントのメッセージと添付ファイル(MBOX 形式)。~」の
ボックスにチェックが入っていますので、一番下の「次のステップ」を開きます。

「エクスポートを作成」をクリックすると、データのバックアップの準備が始まります。

しばらくしたらGメールに、エクスポート通知の準備完了の、
「Google データをダウンロードできるようになりました」というタイトルのメールが届きます。

そちらを開いて、「ファイルをダウンロード」のボタンをクリックします。

「次へ」を押すと、パソコン上にzipの圧縮ファイルが保存されます。

そして、こちらのデータを外付けハードディスクやRAIDケース、DVD-Rといった場所に保存します。

・Gmailヘルプのページの例。

https://support.google.com/mail/?hl=ja#topic=7065107

メールボックス(MAIL BOX)のフォルダーの容量

ウェブメールの提供サービスで、Eメールのアカウントと管理画面を使い始めた頃は、
受信・送信の数も少なめでサーバー上のレンタルデータベースに
収納されている件数は、受信箱(Inbox)や送信箱(Outbox)くらいに数十件くらいで収まります。

ですが、数ヶ月そして数年と使っていくと、特に受信箱では何千~何万件もの数のデータファイルが溜まっていきます。

Gメールやヤフーメール、アウトルックといったメールの提供サービスで、最大容量が大変多い、
または無制限のサービスがたくさんあります。

その分、データが増えていった時は、フォルダーを別に作成して、
通知先や分野ごとに区分けして管理するのも一つの整理のコツです。

また、お使いのフリーメールのサービスで収納できる容量に限度が設定されている場合は、
空き容量が無くなってしまうほどにボックスが受信・送信メールのファイルで埋め尽くされると、
それ以上の受信ができなくなってしまうため、同じく時々、整理を行う必要があります。

電子メールの使い方のポイントとは?

・エクスポート機能が使えるEメールのサービスでは、時々バックアップして保管する。

・迷惑メールフォルダーと送信済みフォルダーも定期的に、不要なデータを消去する。

・一つのIDではなく、いくつかのレンタルサービスに分散して使い続ける。

・新しくフォルダーを作って、通信相手や分野によって個別に振り分ける。

・オンラインの受信拒否フィルターを活用する。

・一方で、重要なお知らせは拒否しないように受信の設定に気をつける。

また、新しく入手したレンタルサービスのフリーメール(Free e-mail service)で登録した、
メルアドの文字テキストはメモ帳などにコピーペーストして、デスクトップ上に貼り付けて
いつでもすぐに開いて使えるようにされておくと、サービスの登録などでメールアドレスの記入が必要な時に便利です。

サービスのIDやパスワードを無くした場合は?

うっかりアカウントやログインに必要なID、パスワードの記入されたメールを削除されてしまったり、
紛失してしまった、あるいは迷惑フォルダーに入っていて気づかず、一週間~一ヵ月後に自動的に
クライアントのサーバからデリートされていた、という場合は、

アカウントの提供先のログイン画面にて、『パスワードを忘れてしまった』という項目欄にメールアドレスを
記入して送信ボタンを押すと再発行や確認の連絡通知を送ってもらえるサービスも多いので、
いざという時にはこれらを活用されてみてください。

また、規模の小さなフリーメールのサービスが終了してしまうこともあるのですが、その際には事前に、
別のフリーメールへのデータの移行によるバックアップ機能が提供される場合があります。

ですが、長期間ログインをしていないとサービスの終了を見落としてしまい、
それまでに受信していたデータも消えてしまうため、ご注意ください。

以前に受信箱(Inbox/インボックス)から受信したメールや、作成した送信箱(Outbox/アウトボックス)のメールが
どこにあるかわからなくなった時は、大まかな日付までさかのぼって探してみるか、
G-mailやYahoo!メールなどにある検索窓の機能を使って探されてみると、すぐに発見することができます。